Wer kennt das nicht – man hat vor 1,5 Jahren ein Gerät gekauft – weiß aber nicht mehr genau wo, und hat keine Lust, alle Rechnungen, die man ordentlich in einem Ordner abgeheftet hat, durchsuchen zu müssen. Oder man erinnert sich an einen Kontakt, mit dem man vor Jahren geschrieben hat, und möchte diese Bekanntschaft wieder aufleben lassen – erinnert sich aber nicht mehr genau an die eMail-Adresse.
Das sind einige der Beispiele, die mir ab und zu immer wieder begegnen. Outlook ist da meist keine große Hilfe – mit der Suchfunktion dort stehe ich auf Kriegsfuß. Google Mail macht es da schon besser – die Suchfunktion ist prima – aber hilft nicht viel, wenn man nach etwas Speziellem sucht.
Ich setze seit einigen Monaten bei unseren Kunden erfolgreich den „MailStore Server“ ein; einen Windows-Dienst zur rechtssicheren eMail-Archivierung in Unternehmen. Der MailStore Server greift eMails von einem eMail-Server ab, und archiviert diese separat, in einer eingebauten Datenbank.
Der Hersteller vertreibt kostenlos einen kleinen Ableger für Privatanwender: MailStore Home, aktuell in der Version 7 verfügbar.
Ich habe mir daher vor kurzem die aktuelle Version zur Brust genommen, und archiviere seither fleißig meine eMails. Was aber genau habe ich den nun davon?
Nun, diese Frage muss sich jeder selbst beantworten 🙂 Ich bin ein Freund von Backups – und da der MailStore alle meine eMails indexiert und separat ablegt, erfüllt er das automatisch mit. Er bietet Exportfunktionen, um z.B. das eigene Mailarchiv auf einen neuen IMAP-Server hochzuladen. Auch die Suchfunktion ist sehr komfortabel anpassbar, und direkt in MailStore Home aufzurufen.
So kann ich mir eine Suche stricken, die mir alle eMails auflistet, die ich 2009 an einen Kontakt X mit einem Anhang verschickt habe, aber nur, in dem das Schlagwort Y vorkommt.
Konfigurieren lässt sich der MailStore ebenfalls sehr einfach – man wählt einen Provider (oder den Typ: IMAP/POP/etc.) aus, trägt seine Zugangsdaten ein, und schon archiviert der MailStore die eMails.
Ein negativer Punkt, der mich etwas stört: Ich kann die Archivierung meiner eMails nicht automatisieren, sodass ich – ab und zu – das Programm starten, und den Import manuell anstoßen muss.
Hier noch eine kurze Vorstellung auf YouTube:
